Gemeinderat trennt künftig die Liegenschaften von der Bauverwaltung

Die kurze Zeit seit Beginn der neuen Amtsdauer 2025 bis 2028 hat gezeigt, dass Handlungsbedarf in der Organisation der Bauverwaltung besteht. In den letzten Jahren gab es mehrere personelle Wechsel in der Leitung. Diverse Entwicklungen und fehlende Ressourcen führten dazu, dass die Aufgabenbewältigung der Bauverwaltung nicht mehr den mittlerweile gestiegenen Ansprüchen genügen konnte. Um diese im Dorf bekannte Problematik anzugehen, wurde im Auftrag des Gemeindepräsidenten durch eine externe Begleitung zusammen mit dem ganzen Team eine Organisationsanalyse durchgeführt. Ziel war, die Struktur und Ausrichtung der Bauverwaltung zu optimieren und bedarfsgerecht weiterzuentwickeln.

Organisationsanalyse
Ziel im ersten Halbjahr war es, ein ganzheitliches Verständnis der Abläufe, Zuständigkeiten und Herausforderungen innerhalb der Bauverwaltung zu gewinnen. Gespräche dienten zudem dazu, Synergien und Verbesserungspotenziale im Zusammenspiel mit anderen Abteilungen zu identifizieren. Parallel wurde eine detaillierte Analyse der bestehenden Aufbau- und Ablauforganisation durchgeführt, um bestehende Strukturen zu hinterfragen und Potenziale für Optimierungen zu ermitteln. Die Auswertung der Interviews sowie der Ergebnisse des Workshops hat zahlreiche positive Aspekte der heutigen Bauverwaltung aufgezeigt. Gleichzeitig wurden auch Optimierungsmöglichkeiten identifiziert. Die Mitarbeitenden anerkennen ausdrücklich die dringliche Notwendigkeit einer vertieften Überprüfung der Aufbau- und Ablauforganisation der Bauverwaltung.

Miteinbezug des Bereichs Schul­anlagen und Bäder
Ergänzend zur Bauverwaltung wird bis anhin ein eigenständiger Bereich Bäder/Schulanlagen mit einem Pensum von 30 Prozent betrieben. Dieser Bereich ist organisatorisch eigenständig, weist jedoch zahlreiche Schnittstellen sowohl zur Bauverwaltung als auch zur Schule auf. Der Bereich ist direkt dem Gemeindepräsidenten unterstellt. Dieser Bereich wurde ebenfalls in die Organisationsanalyse miteinbezogen. Ebenso hat der Leiter Volksschule mitgearbeitet, um die für die Einheitsgemeinde beste Lösung zu erreichen.

Vielschichtige Herausforderungen identifiziert
Im Zuge der Analyse wurden im Team verschiedene Herausforderungen identifiziert, die auf Optimierungspotenzial hinweisen. Dazu gehören organisatorische, personelle und prozessuale Herausforderungen. Zentrale Punkte sind die begrenzten personellen Ressourcen in Kombination mit Teilzeitpensen an Schlüsselpositionen. Die Ergebnisse der Analyse bildeten eine zen­trale Grundlage für einen Workshop vor den Sommerferien sowie vertiefte Gespräche.

Soll-Organisation
Nach Rücksprache mit dem Gemeinderat stand alsdann die Frage im Zentrum, wie die Organisation künftig ausgestaltet sein könnte. Ziel muss sein, den gestiegenen Anforderungen gerecht zu werden und eine klare, effiziente Aufgabenverteilung sicherzustellen. Gemeinsam wurden Organisationsvarianten erarbeitet. Rasch zeigte sich, dass die Loslösung des Themenbereichs «Liegenschaften» als zentrales Element weiterhilft.

• Die zentrale strukturelle Veränderung liegt in der ­Einrichtung einer eigenständigen Abteilung für Liegenschaften. Diese neue Einheit übernimmt vorwiegend nach innen gerichtete Aufgaben und wird künftig auch die bisherigen Bereiche Bäder und Schulanlagen integrieren. Dadurch werden die Zuständigkeiten aus der allgemeinen Verwaltung und dem Schulbereich stärker gebündelt.Diese neue Abteilung ist verantwortlich für die Verwaltung sämtlicher gemeindeeigener Liegenschaften der ­Gemeinde Oberuzwil. Zu ihren Hauptaufgaben gehören die Bewirtschaftung und Vermietung, das Schlüsselmanagement, der bauliche und betriebliche Unterhalt sowie die Leitung von Projekten. Die Hauswarte gehören auch in diese Abteilung, sind aber zusätzlich den Weisungen der jeweiligen Schul­leitungen unterstellt.
• Parallel dazu wird die Bauverwaltung neu strukturiert. Es entstehen spezialisierte Bereiche wie Ortsplanung/generelle Planung und Koordination, Bausekretariat/Baupolizei, Umwelt/Energie, Tiefbau sowie Administration. Auch bereichsübergreifende Querschnittsaufgaben werden mit Blick auf eine klare organisatorische Zuordnung geprüft, um festzulegen, durch welche Person oder Organisationseinheit sie künftig am sinnvollsten wahrgenommen werden können.
• Neue Position Sicherheitschef/in: Bei der neuen Leitung der Liegenschaftenverwaltung wird auch der Bereich Sicherheit angegliedert. Nach der dringlichen Aufgabe des Aufbaus der Abteilung und der Übernahme der Hauswart-Führung wird der Fachbereich Sicherheit neu zu organisieren sein. Dazu gehört die Kontaktstelle bei Lärmklagen, die Organisation von Ruhe und Ordnung (inkl. Videoüberwachung und Securitas-Patrouillen), die Koordination von Veranstaltungsbewilligungen, das Parkierungskonzept und auch die Parkplatzbewirtschaftung.

Der Gemeinderat unterstützt die vorliegende Lösung und hat auch mit der Geschäftsprüfungskommission Rücksprache gehalten. Dabei wurde allseits explizit festgehalten, dass aufgrund der aktuellen personellen Situation im Bereich Schulanlagen und Hauswartung eine zeitliche Dringlichkeit gegeben ist. Der Gemeinderat hat deshalb den Antrag des Gemeindepräsidenten auf Stellenaufstockung um gesamthaft 100 Stellenprozent bewilligt. Start ist schrittweise zu Beginn des Jahrs 2026. Das bestehende Personal wird innerhalb der bewilligten Stellenprozente teils neue Aufgaben übernehmen (vgl. Organigramm auf Seite 8). 

Fazit
Die zunehmende Komplexität und die steigende Arbeitsbelastung erfordern eine klare Struktur und ein effektives Aufgabenmanagement innerhalb der Bauverwaltung. Die Überprüfung der bestehenden Strukturen und die beschlossene Umstrukturierung sollen sicherstellen, dass die Bauverwaltung und die neue Liegenschaftenverwaltung ihre Aufgaben effizienter wahrnehmen können. Der Gemeinderat möchte damit den Output aus der Bauverwaltung (inkl. Werkhof) und die Erreichbarkeit der Liegenschaftenverwaltung markant verbessern.

Stellenausschreibungen als ­Folge der Neuorganisation
Faktisch neu geschaffen wird die Stelle der Leitung der Liegenschaftenverwaltung (80 bis 100 Prozent), welche die Führung des Chefhauswarts, die Koordination und Organisation des baulichen und betrieblichen Unterhalts sämtlicher Gemeindeliegenschaften sowie den Fachbereich Sicherheit enthält. Neu geschaffen werden zudem zwei Sekretariatsstellen von je rund 50 bis 60 Prozent. Je eine administrative Zentrale bei der Bauverwaltung und der Liegenschaftenverwaltung. Bei der Bauverwaltung beinhaltet dies den Telefon-/Schalterdienst, den Support des Bauverwalters und die Administration für das Bausekretariat. Bei der Liegenschaftenverwaltung gehören auch das Vermietungswesen und alle Belegungen dazu. Diese beiden Stellen werden aus dem heutigen Stellenplan finanziert, da ein früherer Lehrabgänger die Verwaltung per Ende 2025 verlässt. Die Stelleninserate können auf der Website der Gemeinde eingesehen werden. Die weiter verbleibenden Personen übernehmen weitgehend ihre angestammten Tätigkeiten.